Jeden event manager
Jedna osoba prowadzi komunikację, budżet, dostawców i harmonogram, aby decyzje nie rozproszyły się między kilka kanałów.
Organizacja konferencji
Organizacja konferencji w Warszawie od A do Z
Prowadzimy konferencję od celu i agendy, przez wybór sali i technologii, po rejestrację, przebieg dnia wydarzenia i rozliczenie.
Rezultat
Cel: konferencja, która działa dla uczestników, prelegentów i organizacji — z kontrolą nad agenda, budżetem i ryzykiem produkcyjnym.
Pracujemy na decyzjach, nie na niejasnych oczekiwaniach. Zakres projektu, warianty kosztowe i etapy akceptacji ustalamy przed startem produkcji.
Zakres współpracy
- agenda, format sesji i ścieżki tematyczne
- shortlista sal konferencyjnych
- technika sceniczna, nagłośnienie, oświetlenie i stream
- logistyka prelegentów i uczestników
- rejestracja, akredytacje i komunikacja przed wydarzeniem
- koordynacja dnia wydarzenia i raport po konferencji
Odpowiedzialność
Kto prowadzi ten projekt?
Dorota Pyzalska jest pierwszym punktem kontaktu. Dla każdego projektu ustalamy zakres odpowiedzialności, osoby decyzyjne i zasady eskalacji.
Przejrzysty budżet
Warianty kosztowe przygotowujemy z założeniami i progami decyzyjnymi, a nie jako jedną niejasną kwotę końcową.
Realizacje bez udawania
Case studies publikujemy tylko po zakończeniu projektu i uzyskaniu zgód klienta. Zobacz, jak prezentujemy realizacje.
Proces
Od briefu do rozliczenia
Cel i uczestnicy
Określamy, kogo zapraszamy, co ma wynieść z konferencji i jak zmierzymy sukces.
Format i agenda
Budujemy agenda z uwzględnieniem energii sali, przerw i czasu na networking.
Venue i AV
Porównujemy sale pod względem capacity, układu, techniki, kosztów i ograniczeń.
Produkcja
Zatwierdzamy scenariusz, dostawców, harmonogram i plan awaryjny.
Realizacja
Koordynujemy rejestrację, prelegentów, AV, catering i przebieg konferencji.
Co ma znaczenie
Decyzje, które kształtują ten projekt
Capacity i układ sali
Ten sam obiekt może działać inaczej przy teatrze, klasie i układzie bankietowym.
Technika i ryzyko
Backup prezentacji, mikrofonów, łącza i personelu jest częścią planu, nie dodatkiem.
Logistyka uczestników
Dojazd, parking, rejestracja i przerwy decydują o odbiorze całej konferencji.
FAQ
Najczęstsze pytania
Ile czasu trzeba na organizację konferencji?
Optymalny czas zależy od skali, terminu i obiektu. Konferencja dla 200 osób zwykle wymaga kilku miesięcy przygotowań; kluczowe terminy w Warszawie bywają zajęte znacznie wcześniej.
Czy pomagacie w wyborze prelegentów?
Tak, w zakresie programu: definiujemy kryteria, pomagamy przy briefowaniu, logistyce i przygotowaniu prelegentów. Zakres pracy z zewnętrznymi speakerami ustalamy indywidualnie.
Jak kontrolujemy budżet konferencji?
Pracujemy na zestawieniu pozycji kosztowych, wariantach i progach decyzyjnych. Każda zmiana zakresu jest widoczna w budżecie przed akceptacją.
Powiązane strony
Następny krok
Zacznij od briefu eventu
Prześlij podstawowe informacje, a wrócimy z pytaniami i propozycją kolejnych kroków.