Event firmowy nie ma jednej ceny. O kosztach decydują przede wszystkim: liczba uczestników, format, miejsce, standard cateringu, technika, nocleg, transport i czas przygotowań. Poniższe widełki pozwalają oszacować rząd wielkości, ale nie zastępują wyceny przy konkretnym briefie.
| Założenie | Przyjęty zakres |
|---|---|
| Lokalizacja | Warszawa |
| Czas | jedno wydarzenie w ciągu jednego dnia, bez noclegu |
| Waluta i podatek | PLN netto; VAT nie jest wliczony |
| Dostępność | standardowy termin, potwierdzany dopiero zapytaniami |
| Honorarium | oddzielna pozycja zależna od zakresu odpowiedzialności |
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Uczestnicy | Format | Orientacyjny budżet netto | Co zwykle decyduje o koszcie |
|---|---|---|---|
| do 50 osób | integracja lub spotkanie firmowe | 20 000–45 000 zł | venue, catering, program |
| 50–100 osób | integracja lub event firmowy | 45 000–95 000 zł | format, technika, transport |
| 100–200 osób | event firmowy lub konferencja | 90 000–220 000 zł | AV, sala, catering, program |
| 200–500 osób | konferencja lub gala | 200 000–550 000 zł | technika, scenografia, logistyka |
| powyżej 500 osób | konferencja / wydarzenie publiczne | od 500 000 zł | obiekt, bezpieczeństwo, produkcja |
Najważniejsze pozycje budżetu eventu firmowego
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Pozycja | Zakres | Czynniki ryzyka |
|---|---|---|
| Venue | wynajem sali, czas montażu i demontażu | termin, ekskluzywność usług, godziny nadliczbowe |
| Catering | posiłki, przerwy kawowe, obsługa | liczba gości, standard, wymagania dietetyczne |
| AV i multimedia | nagłośnienie, oświetlenie, ekrany, stream | format prezentacji, backup, liczba scen |
| Scenografia i branding | scena, dekoracje, signage, materiały | produkcja na wymiar, czas montażu |
| Program | prowadzenie, animacje, artyści | rozpoznawalność, prawa, czas występu |
| Logistyka | transport, parking, ochrona, koordynacja | lokalizacja, liczba uczestników, godziny |
| Foto i video | dokumentacja, aftermovie, stream | liczba osób, czas realizacji, prawa do materiałów |
Jak rozliczane jest honorarium agencji?
Honorarium powinno być widoczne jako oddzielna pozycja, razem z opisem odpowiedzialności. W zależności od projektu może przyjąć formę stałej kwoty za uzgodniony zakres, wynagrodzenia etapowego albo modelu dla stałej obsługi. Event Office określa konkretny model i kwotę dopiero po poznaniu briefu — nie ukrywamy ich w nieopisanych kosztach dostawców.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Pozycja | Założenie | Kwota netto |
|---|---|---|
| Venue | sala, zaplecze i standardowe godziny | 14 000 zł |
| Catering | dwie przerwy i lunch | 22 000 zł |
| AV | nagłośnienie, ekran, światło i obsługa | 18 000 zł |
| Scena i branding | podstawowa zabudowa oraz oznakowanie | 8 000 zł |
| Rejestracja i personel | obsługa uczestników i koordynacja techniczna | 6 000 zł |
| Foto i video | dokumentacja wydarzenia | 5 000 zł |
| Logistyka i rezerwa | transport lokalny oraz bufor zmian | 7 000 zł |
| Suma kosztów realizacyjnych | bez VAT i honorarium Event Office | 80 000 zł |
Co najczęściej zwiększa koszt wydarzenia?
- krótki termin przygotowań i mniejsza siła negocjacyjna
- szczytowy termin w kalendarzu obiektów i dostawców
- wymagania techniczne pojawiające się po wyborze sali
- zbyt mało precyzyjny brief i zmiany zakresu w trakcie produkcji
- duża liczba uczestników z różnymi potrzebami transportowymi
- dodatkowe godziny montażu i demontażu
- brak decyzji dotyczących noclegu, transportu i programu artystycznego
Największą oszczędnością nie jest zawsze rezygnacja z jakości, ale wcześniejsze uporządkowanie decyzji: cel wydarzenia, liczba osób, must-have, nice-to-have i obszary, w których można wybierać prostsze rozwiązania.
Edytowalny kosztorys wydarzenia
Zmień założenia, ilości i ceny jednostkowe. Wartości są netto; VAT i honorarium pozostają osobnymi pozycjami.
| Pozycja | Założenie | Ilość | Cena jedn. | Wartość |
|---|---|---|---|---|
| 14 000 zł | ||||
| 22 000 zł | ||||
| 18 000 zł | ||||
| 8000 zł | ||||
| 6000 zł | ||||
| 5000 zł | ||||
| 7000 zł | ||||
| 0 zł | ||||
| Suma netto | 80 000 zł | |||
Autor: Dorota Pyzalska, Event manager, Event Office. Data publikacji: 2026-09-08. Data przeglądu: 2026-09-15.