Jeden event manager
Jedna osoba prowadzi komunikację, budżet, dostawców i harmonogram, aby decyzje nie rozproszyły się między kilka kanałów.
Zewnętrzny dział eventów
Twój zewnętrzny dział eventów
Event Office przejmuje operacyjne prowadzenie kalendarza wydarzeń, a Twój zespół zachowuje decyzje dotyczące celów, marki i zatwierdzania budżetu.
Rezultat
Rezultat: jeden plan wydarzeń, ustalony podział odpowiedzialności, wspólne standardy budżetowe i jedna osoba prowadząca projekty od briefu do rozliczenia.
Pracujemy na decyzjach, nie na niejasnych oczekiwaniach. Zakres projektu, warianty kosztowe i etapy akceptacji ustalamy przed startem produkcji.
Zakres współpracy
- plan roczny wydarzeń
- sourcing venue i dostawców
- briefowanie i negocjacje
- budżety i kontrola decyzji
- koordynacja produkcji
- prowadzenie wydarzeń
- raportowanie po wydarzeniach i wnioski do kolejnych edycji
Odpowiedzialność
Kto prowadzi ten projekt?
Dorota Pyzalska jest pierwszym punktem kontaktu. Dla każdego projektu ustalamy zakres odpowiedzialności, osoby decyzyjne i zasady eskalacji.
Przejrzysty budżet
Warianty kosztowe przygotowujemy z założeniami i progami decyzyjnymi, a nie jako jedną niejasną kwotę końcową.
Realizacje bez udawania
Case studies publikujemy tylko po zakończeniu projektu i uzyskaniu zgód klienta. Zobacz, jak prezentujemy realizacje.
Proces
Od pierwszej rozmowy do rozliczenia
Audyt roku
Przeglądamy kalendarz, cele, budżety i historyczne koszty wydarzeń.
Plan
Ustalamy harmonogram, priorytety i zasady pracy dla całego roku.
Operacja
Prowadzimy sourcing, budżety, dostawców i harmonogramy poszczególnych projektów.
Wydarzenia
Koordynujemy przygotowania i realizację na miejscu.
Raportowanie
Zbieramy wyniki, koszty i rekomendacje na kolejny okres.
Co ma znaczenie
Decyzje, które kształtują ten projekt
Liczba wydarzeń
Model ma sens, gdy wydarzeń jest zbyt wiele dla zespołu wewnętrznego, ale za mało na etat.
Spójność
Powtarzalne procesy i jedna osoba prowadząca zmniejszają chaos komunikacyjny.
Kontrola
Firma zachowuje decyzje strategiczne, a część operacyjna jest delegowana.
FAQ
Najczęstsze pytania
Jak wygląda stała współpraca?
Ustalamy liczbę wydarzeń, zakres odpowiedzialności, zasady komunikacji i budżet. Następnie prowadzimy plan roczny oraz poszczególne projekty.
Czy publikujecie cennik abonamentu?
Nie podajemy szczegółowego cennika, ponieważ zakres zależy od liczby wydarzeń, lokalizacji i odpowiedzialności operacyjnej. Wycena powstaje po briefu.
Czy można zacząć od jednego wydarzenia?
Tak. Współpracę można zacząć od pojedynczego projektu lub venue sourcingu, a następnie rozszerzyć ją na stałą obsługę.
Jak dzielimy odpowiedzialność między firmę a Event Office?
Firma wskazuje cele, właścicieli decyzji i zasady marki. Event Office prowadzi uzgodniony zakres operacyjny: harmonogram, budżety, sourcing, dostawców i realizację. Dokładny podział zapisujemy przed rozpoczęciem współpracy.
Powiązane strony
Następny krok
Porozmawiaj o wydarzeniu
Wyślij krótkie zapytanie. Na początek wystarczą typ wydarzenia, orientacyjna liczba osób i termin.