Aby dostać porównywalne oferty, wyślij wszystkim hotelom ten sam zakres: termin i wariant daty, liczba osób, godziny dostępu, układ sali, program, technika, catering, noclegi oraz termin odpowiedzi. Sama prośba o „cenę sali dla 100 osób” nie pokazuje całkowitego kosztu ani ograniczeń obiektu.
Wzór e-maila do hotelu lub centrum konferencyjnego
| Obszar | Co podać | O co poprosić w odpowiedzi |
|---|---|---|
| Termin | data główna, alternatywna, godziny programu | ważność opcji i inne dostępne terminy |
| Dostęp | montaż, próba, demontaż | godziny w cenie i stawki za nadgodziny |
| Uczestnicy | liczba planowana i termin finalnego potwierdzenia | progi cenowe i minimalne zamówienie |
| Sala | układ, scena, foyer, rejestracja, dodatkowe pomieszczenia | plan z wyposażeniem, przejściami i realną pojemnością |
| Technika | ekran, dźwięk, mikrofony, światło, internet, próba | co jest wbudowane, obowiązkowe i dodatkowo płatne |
| Catering | liczba przerw, lunch, diety, napoje | ceny jednostkowe, serwis, minima i terminy zmian |
| Noclegi | liczba pokoi, typy, daty | stawka, śniadanie, city tax, bezpłatna anulacja i release date |
| Warunki | termin decyzji i fakturowanie | anulacja, zaliczki, harmonogram płatności i wyłączenia |
Wypełniony przykład 1: konferencja jednodniowa
Wypełniony przykład 2: spotkanie z noclegiem
Porównaj trzy odpowiedzi w tej samej strukturze
Edytowalna tabela porównania trzech ofert
Wpisuj pełne wartości albo statusy: „wliczone”, „+ 2 000 zł”, „niepotwierdzone”. Puste pole nie oznacza ceny 0 zł.
| Kryterium | Obiekt A | Obiekt B | Obiekt C |
|---|---|---|---|
Jak czytać odpowiedzi hoteli
- oznacz każdą pozycję jako wliczoną, dodatkowo płatną albo niepotwierdzoną
- przelicz koszt dla tej samej liczby uczestników i pokoi
- oddziel opłatę za salę od minimalnej wartości cateringu
- porównaj liczbę godzin montażu, próby i demontażu w cenie
- sprawdź, czy AV obejmuje operatora i elementy zapasowe
- zapisz datę wygaśnięcia opcji i warunki zmniejszenia liczby osób
- nie wybieraj obiektu przed otrzymaniem planu sali w docelowym układzie
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-09-22. Data przeglądu: 2026-09-22.