Jeden event manager
Jedna osoba prowadzi komunikację, budżet, dostawców i harmonogram, aby decyzje nie rozproszyły się między kilka kanałów.
Organizacja kongresów
Kompleksowa organizacja kongresów
Prowadzimy duże wydarzenia konferencyjne z wieloma ścieżkami, salami, prelegentami i uczestnikami, zachowując jeden plan produkcji i jedną osobę odpowiedzialną.
Rezultat
Cel: kongres, w którym uczestnicy wiedzą, gdzie być, prelegenci mają wsparcie techniczne, a organizacja kontroluje budżet i ryzyko.
Pracujemy na decyzjach, nie na niejasnych oczekiwaniach. Zakres projektu, warianty kosztowe i etapy akceptacji ustalamy przed startem produkcji.
Zakres współpracy
- architektura programu i ścieżki tematyczne
- selection obiektu pod kilka sal równoległych
- rejestracja, akredytacje i zarządzanie obecnością
- technika sceniczna, przekładanie sal, stream i nagrania
- logistyka uczestników, prelegentów, cateringu i ochrony
- centralna koordynacja i raport po wydarzeniu
Odpowiedzialność
Kto prowadzi ten projekt?
Dorota Pyzalska jest pierwszym punktem kontaktu. Dla każdego projektu ustalamy zakres odpowiedzialności, osoby decyzyjne i zasady eskalacji.
Przejrzysty budżet
Warianty kosztowe przygotowujemy z założeniami i progami decyzyjnymi, a nie jako jedną niejasną kwotę końcową.
Realizacje bez udawania
Case studies publikujemy tylko po zakończeniu projektu i uzyskaniu zgód klienta. Zobacz, jak prezentujemy realizacje.
Proces
Od briefu do rozliczenia
Brief
Ustalamy cel, grupę uczestników, termin, miasto i widełki budżetowe.
Koncepcja
Przygotowujemy kierunek wydarzenia oraz dwa lub trzy realne warianty kosztowe.
Sourcing
Porównujemy venue i dostawców pod względem warunków, logistyki i ryzyka.
Produkcja
Zamykamy harmonogram, umowy, technikę i plan odpowiedzialności.
Realizacja
Koordynujemy wydarzenie na miejscu i wracamy z raportem oraz rozliczeniem.
Co ma znaczenie
Decyzje, które kształtują ten projekt
Cel biznesowy
Zaczynamy od rezultatu: sprzedaż, wiedza, relacje, kultura organizacji albo komunikacja zmiany.
Logistyka Warszawy
Dojazd, parking, montaż, demontaż i godziny obiektu często decydują bardziej niż wygląd sali.
Kontrola budżetu
Każdy wariant ma pozycje kosztowe, założenia i progory decyzyjne.
FAQ
Najczęstsze pytania
Czym kongres różni się od konferencji?
Kongres zwykle oznacza większą skalę, więcej uczestników, kilka sal lub ścieżek oraz bardziej złożoną rejestrację i logistykę. Wymaga też mocniejszej koordynacji technicznej.
Jak prowadzicie rejestrację uczestników?
Ustalamy dane niezbędne do organizacji, limity ścieżek, komunikację przed wydarzeniem oraz proces akredytacji na miejscu. Nie zbieramy danych zbędnych.
Czy organizujecie kongresy poza Warszawą?
Tak. Wybór miasta i obiektu zależy od liczby uczestników, dojazdu, bazy hotelowej i budżetu.
Powiązane strony
Następny krok
Zacznij od briefu eventu
Prześlij podstawowe informacje, a wrócimy z pytaniami i propozycją kolejnych kroków.