RFP (Request for Proposal) to zapytanie wysyłane do kilku wykonawców na tych samych założeniach. Nie chodzi o narzucenie identycznego pomysłu. Chodzi o to, by każda agencja znała cel, granice projektu, terminy i sposób rozbicia ceny. W przeciwnym razie najtańsza oferta może po prostu nie obejmować połowy pracy.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Część | Co wpisać | Dlaczego |
|---|---|---|
| Cel | rezultat i sposób oceny | koncepcja odpowiada na potrzebę, nie tylko temat |
| Uczestnicy | grupy, liczba, języki i potrzeby | oferty zakładają tę samą skalę |
| Zakres | co robi agencja, co robi klient | widać granicę odpowiedzialności |
| Budżet | widełki lub warianty do porównania | pomysły mieszczą się w realiach |
| Terminy | pytania, oferty, decyzje i event | można ocenić wykonalność |
| Rezultaty | np. shortlista sal, kosztorys, ROS, rozliczenie | wiadomo, co ma zostać dostarczone |
| Cena | koszty dostawców, honorarium, VAT, status wycen | porównuje się pełny koszt |
| Wyłączenia | czego oferta nie obejmuje i co jest opcją | brak niejasnych dopłat |
| Ocena | kryteria, wagi i format odpowiedzi | wybór jest powtarzalny |
Fragment zapytania do skopiowania
Przed wysłaniem RFP sprawdź, czy wszyscy oferenci dostają te same odpowiedzi na pytania wpływające na zakres. Jeśli dopuszczasz alternatywną koncepcję, poproś o pokazanie jej obok wariantu zgodnego z briefem, nie zamiast niego. Wyboru nie opieraj wyłącznie na sumie z pierwszej strony oferty.
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-10-07. Data przeglądu: 2026-10-07.