Rekomendacja budżetu eventu ma umożliwić decyzję: po co wydarzenie jest potrzebne, jaki zakres realizuje cel, ile może kosztować, z czego wynikają różnice i jakie warunki trzeba zatwierdzić. Nie powinna być skróconą prezentacją koncepcji ani tabelą kosztów bez rekomendacji.
| Sekcja | Co wpisać | Czego unikać |
|---|---|---|
| Decyzja | jedno zdanie: zgoda, limit, wariant i następny krok | ogólnego „prosimy o akceptację eventu” |
| Cel | zmiana, którą wydarzenie ma wesprzeć, oraz właściwy miernik | haseł o integracji lub wizerunku bez rezultatu |
| Odbiorcy | kto ma uczestniczyć i dlaczego | samej liczby gości |
| Warianty | minimum, zalecany, rozszerzony i różnice zakresu | trzech niemal identycznych ofert |
| Koszt | limit, netto/brutto, VAT, honorarium, rezerwa i źródło danych | jednej kwoty bez założeń |
| Ryzyka | warunek, właściciel, termin i plan reakcji | zapewnień, że ryzyka nie wystąpią |
| Rekomendacja | wybór wraz z uzasadnieniem | pozostawienia wszystkich wariantów bez stanowiska |
Edytowalna jednostronicowa rekomendacja
Wypełniony przykład pokazuje strukturę, nie rzeczywisty projekt ani zatwierdzony budżet. Zastąp każde pole danymi swojej firmy.
Jak opisać trzy warianty bez pozornej precyzji
| Wariant | Co zawiera | Co świadomie pomija | Kiedy ma sens |
|---|---|---|---|
| Minimum | elementy konieczne do realizacji podstawowego celu | dodatkowe strefy, rozszerzoną oprawę lub transmisję | gdy cel można osiągnąć prostym formatem |
| Zalecany | pełny zakres potrzebny dla programu i uczestników | elementy bez potwierdzonej wartości | gdy równoważy rezultat, ryzyko i koszt |
| Rozszerzony | dodatkowy zakres powiązany z konkretnym rezultatem | nie powinien być listą atrakcji | gdy firma potrafi wykorzystać dodatkowe możliwości |
Kontrola przed wysłaniem
- czy dokument wskazuje dokładną decyzję i termin
- czy cel jest inny niż sam fakt zorganizowania eventu
- czy każdy wariant ma jawny zakres i wyłączenia
- czy kwoty mają walutę, podatek, źródło i status
- czy honorarium jest widoczne oddzielnie
- czy ryzyka mają właścicieli i terminy
- czy rekomendacja mówi, dlaczego jeden wariant jest właściwy
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-09-22. Data przeglądu: 2026-09-22.