Ta checklista pomaga uzgodnić zakres organizacyjny i komercyjny. Nie jest poradą prawną ani oceną konkretnej umowy. Gdy zapis ma duże skutki finansowe lub jest niejasny, przekaż dokument prawnikowi przed podpisaniem.
Przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Temat | Pytanie do umowy i załączników | Co zapisać |
|---|---|---|
| Zaliczka i płatności | Ile, kiedy i na jakiej podstawie płacimy? | kwoty, terminy, VAT, numer rachunku i harmonogram |
| Anulacja | Jak rośnie koszt rezygnacji wraz ze zbliżaniem się terminu? | progi dat i sposób wyliczenia |
| Minimalna liczba uczestników | Czy minimalna liczba uruchamia minimalny koszt? | podstawa rozliczenia |
| Liczba gwarantowana | Do kiedy podajemy finalną liczbę i co z nadwyżką? | data, tolerancja i koszt dodatkowych osób |
| Zmiana terminu | Czy można przenieść rezerwację i na jakich warunkach? | dostępność, opłaty, los zaliczki |
| Montaż i demontaż | Kiedy dostawcy mogą wejść oraz wyjść? | konkretne godziny i dostęp do rampy |
| Nadgodziny | Czy płatne są sala, obsługa, ochrona i technik osobno? | stawki oraz sposób zatwierdzania |
| Zewnętrzni dostawcy | Czy można wnieść własne AV, catering, dekoracje? | wyłączności, opłaty i wymagania techniczne |
| Sprzęt i szkody | Kto odpowiada za elementy obiektu i rzeczy dostawców? | protokół, depozyt i sposób zgłoszenia szkody |
| Catering | Co obejmuje menu, serwis, napoje, diety i minimum? | specyfikacja w załączniku |
| Zdarzenia nadzwyczajne | Co dzieje się, jeśli wydarzenie nie może odbyć się zgodnie z planem? | procedura powiadomienia, zmiany i rozliczenia |
Trzy załączniki, które porządkują ustalenia
- plan powierzchni: sale, foyer, zaplecze, wejścia dostawcze i układ stołów
- harmonogram: godziny dostępu, montaż, próba, event, demontaż i odbiór
- zakres świadczeń: pozycje w cenie, dodatkowe stawki, catering, AV i osoby odpowiedzialne
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-09-23. Data przeglądu: 2026-09-23.