Dobra trzygodzinna wigilia ma jeden wyraźny moment wspólny, dużo czasu na rozmowę i zaplanowane przejścia. Poniższy wariant zakłada spotkanie 17:30–20:30, krótkie wystąpienie zarządu i kolację bez obowiązkowych zabaw.
| Godzina | Element | Informacja dla gości |
|---|---|---|
| 17:30–18:00 | Przybycie i powitanie | szatnia, napój, swobodne rozmowy |
| 18:00–18:10 | Otwarcie | krótkie powitanie i podziękowanie |
| 18:10–19:15 | Kolacja | serwis lub bufet bez przerywania rozmów |
| 19:15–19:30 | Moment wspólny | życzenia, wyróżnienie zespołu lub podsumowanie roku |
| 19:30–20:20 | Rozmowy i część swobodna | opcjonalna aktywność w tle |
| 20:20–20:30 | Zamknięcie | podziękowanie, transport i odbiór rzeczy |
Run of show koordynatora
| Czas | Działanie | Właściciel | Potwierdzenie |
|---|---|---|---|
| T–120 min | odbiór sali, plan stołów, wyjścia i zaplecze | koordynator + venue | checklista odbioru |
| T–90 min | catering, oznakowanie, prezenty i szatnia | koordynatorzy obszarów | zdjęcia gotowości |
| T–60 min | test mikrofonu, muzyki i prezentacji | AV + osoba przemawiająca | krótka próba |
| T–15 min | odprawa obsługi i decyzja o otwarciu | koordynator | potwierdzenie na komunikatorze |
| 18:00 | sygnał do rozpoczęcia i przekazanie mikrofonu | koordynator | kontakt wzrokowy z prowadzącym |
| 19:05 | potwierdzenie gotowości momentu wspólnego | koordynator + zarząd | mikrofon i osoby na miejscu |
| 20:15 | przypomnienie o transporcie i zamknięciu | prowadzący | komunikat dla gości |
| T+30 min | odbiór sali i lista braków | koordynator + venue | protokół / zdjęcia |
Wariant spokojny i rozszerzony
| Wariant | Co zostaje | Co dodajemy | Zasada |
|---|---|---|---|
| Spokojny | powitanie, kolacja, życzenia | muzyka w tle i jedno miejsce do zdjęć | żaden element nie wymaga udziału |
| Rozszerzony | ten sam rdzeń agendy | krótki quiz, występ lub wręczenie wyróżnień | maksymalnie 25–30 minut wspólnego programu |
Co zrobić, gdy program ma opóźnienie?
- do 10 minut: skróć bufor przed momentem wspólnym, nie przyspieszaj serwisu bez uzgodnienia
- 10–25 minut: przenieś element dodatkowy po kolacji albo usuń go po decyzji właściciela
- powyżej 25 minut: podaj gościom nową, konkretną godzinę; zabezpiecz posiłek i transport
- brak osoby przemawiającej: użyj uzgodnionej wersji zapasowej albo pomiń punkt bez tłumaczenia wewnętrznych problemów
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-09-19. Data przeglądu: 2026-09-19.