Plan B dla imprezy plenerowej nie jest jednym zdaniem o namiocie. To uzgodniona tabela decyzji: jakie warunki monitorujemy, kto ocenia sytuację, kto podejmuje decyzję, do kiedy można zmienić zakres i jak informujemy uczestników oraz dostawców. Poradnik pomaga uporządkować proces, ale nie zastępuje oceny obiektu, służb, specjalistów ani wymagań właściwych dla konkretnej realizacji.
Tabela decyzji pogodowych
| Sygnał / warunek | Co zmieniamy | Kto rekomenduje | Kto decyduje | Termin | Komunikat |
|---|---|---|---|---|---|
| Ryzyko opadów | zadaszenie, przeniesienie części programu lub kolejność stref | venue + produkcja | właściciel projektu | zgodnie z terminem dostawców | co pozostaje bez zmian i co zabrać |
| Silny wiatr | elementy montowane, scenę, oznaczenia i aktywności | odpowiedzialni dostawcy i venue | osoba wskazana w procedurze | przed montażem i przy zmianie warunków | zamknięte strefy i nowa lokalizacja |
| Wysoka temperatura | godziny, zacienienie, wodę, obciążenie programu | produkcja + venue + właściwe służby | właściciel projektu | przed publikacją finalnej agendy | zmienione godziny i dostępne wsparcie |
| Burza lub inny warunek wymagający przerwania | wstrzymanie programu i przejście do zatwierdzonej procedury obiektu | venue / uprawnione osoby | zgodnie z procedurą | natychmiast po decyzji | jednoznaczna instrukcja bez dyskusji |
| Teren nie nadaje się po opadach | trasy, parking, aktywności, dostawy | venue + logistyka | właściciel projektu | przed otwarciem dostaw i wejścia | nowe wejście, dojazd lub zmiana programu |
Trzy realne warianty programu
| Wariant | Program | Co wymaga potwierdzenia |
|---|---|---|
| A — plener | pełny program na zewnątrz | teren, montaż, zasilanie, sanitariaty, drogi dostaw i procedury obiektu |
| B — mieszany | część aktywności przeniesiona pod zadaszenie lub do wnętrza | pojemność, układ, czas przeniesienia, równoważność programu |
| C — indoor / zmiana zakresu | program zastępczy w przygotowanej przestrzeni | rezerwację, koszty, technikę, catering i moment uruchomienia |
Kto i kiedy podejmuje decyzję
- jeden właściciel decyzji po stronie klienta
- koordynator zbierający rekomendacje od venue i dostawców
- osobna odpowiedzialność za technikę, konstrukcje, catering i transport
- konkretne terminy anulacji, przełączenia lub dodatkowych kosztów
- kanał pilnych komunikatów do personelu
- jedna zatwierdzona wersja wiadomości dla uczestników
Wzór komunikatu dla uczestników
Kontrola przed publikacją zaproszenia
- czy wariant B ma potwierdzoną przestrzeń i pojemność
- czy dostawcy wycenili przełączenie oraz znają termin decyzji
- czy program zastępczy realizuje cel wydarzenia
- czy komunikacja nie obiecuje warunków, których nie można zapewnić
- czy uczestnicy wiedzą, gdzie znajdą aktualną wersję
- czy procedury obiektu i odpowiedzialności zostały potwierdzone przez właściwe osoby
Autor: Redakcja Event Office, materiał redakcyjny. Data publikacji: 2026-09-22. Data przeglądu: 2026-09-22.